Instrucciones y requerimientos para liquidación de contratos y convenios

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Creado en Martes, 26 Febrero 2013 12:50

Publicado el Martes, 26 Febrero 2013 12:41

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CIRCULAR Nº. 003 DE 2013

PARA: Funcionarios y contratistas Gobernación de Nariño

DE: Departamento Administrativo de Contratación

ASUNTO: Instrucciones y requerimientos para liquidación de contratos y convenios.

FECHA: San Juan de Pasto, 26 de febrero de 2013

De acuerdo con lo previsto en los artículos 11 de la Ley 1150 de 2007 y 60 de la Ley 80 de 1993, subrogado por los artículos 32 de la Ley 1150 de 2007 y 217 del Decreto Ley 19 de 2012, a continuación se imparten instrucciones para la liquidación de contratos y convenios:

1.A partir del 22 de octubre de 2012, la única dependencia competente para liquidar contratos o convenios es el Departamento Administrativo de Contratación. Los supervisores o interventores deben emitir el informe de supervisión o interventoría sobre el cumplimiento del contrato o convenio, de acuerdo con la designación formalizada para tal fin.

2.En consecuencia, teniendo en cuenta los términos previstos en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, el DAC iniciará la liquidación de todos los contratos y convenios cuya ejecución hubiere terminado o debido terminar desde octubre de 2010 hasta la fecha. Para ello:

2.1.Los profesionales de apoyo de cada dependencia que tengan asignadas actividades relativas a contratación deben remitir los informes sobre la supervisión o interventoría de la ejecución de todos los contratos y convenios a más tardar hasta el 15 de marzo subsiguiente; naturalmente, comenzando por los que finalizaron más recientemente, siguiendo la ruta normal para el trámite de los asuntos asignados.

En caso de que el contrato haya sido objeto de interventoría, deberá exigirse al interventor el respectivo informe, que será emitido bajo su responsabilidad.

Igualmente, deberán remitir el proyecto de acta de liquidación, diligenciando debidamente el formato adjunto, denominado “Acta de liquidación”, para revisión por parte del DAC.

2.2.Todos los informes de supervisión o interventoría deben acompañarse de las respectivas evidencias y dar cuenta fidedigna, bajo la responsabilidad del funcionario que lo firme y de quien lo proyectó, sobre el estado de la ejecución del contrato o convenio. En los casos que se requiera, deberán remitir también la constancia de haber recibido el bien o servicio a satisfacción.

2.3.No existe formato para emitir el informe de supervisión o interventoría; de hecho, dicho informe debe ser redactado libremente por el responsable del mismo, lo que sí se exigirá es que claramente dé cuenta sobre el estado de ejecución contractual con las debidas evidencias y soportes, y sobre el avance presupuestal del mismo.

En todo caso, a fin de ayudar a las demás oficinas, se adjunta a esta Circular un modelo sugerido, denominado “Informe ejecución contractual”, con instrucciones para su diligenciamiento.

2.4.El DAC verificará la información enviada por las dependencias contra los registros y bases de datos a los que tiene acceso; en caso de que se encuentren inconsistencias o que no se cuente con la evidencia necesaria, se solicitará la corrección o ampliación del informe, según el caso.

2.5.Hasta tanto no se tomen las correcciones o se adjunten las evidencias necesarias, no se liquidará el contrato o convenio.

2.6.Una vez revisada la ejecución contractual y con base en el informe de supervisión o interventoría, el DAC revisará el proyecto de acta de liquidación y, si es del caso, será suscrito para continuar el trámite pertinente.

2.7.Para efectos de archivo y disposición final de los documentos generados en esta etapa, se aclara que tanto el informe de supervisión o interventoría como el acta de liquidación deben hacer parte del expediente del respectivo contrato. En caso de que los documentos resulten muy extensos, se sugiere digitalizarlos y enviarlos al DAC en medio digital.

2.8. Naturalmente, la emisión del informe de supervisión o interventoría implica el deber de la dependencia que generó la necesidad del contrato de actualizar la información que sobre el caso esté o deba ser publicada en el Portal Único de Contratación – SECOP, y enviarlo por el aplicativo creado para tal fin (INTRANET – Asistencia técnica).

3.Si bien de acuerdo con lo previsto en el artículo 217 del Decreto Ley 19 de 2012 los contratos de prestación de servicios no requieren ser liquidados, la verificación de su cumplimiento se hará con base en certificación sobre el cumplimiento a satisfacción del objeto contractual, que debe ser emitida por el actual supervisor del mismo. Con la publicación de esta certificación, se pasará el estado del contrato a liquidación.

Se enfatiza a quienes presten sus servicios a la entidad como contratistas que toda la información a la que tuvieron acceso en virtud del contrato es propiedad del Departamento de Nariño y, por tanto, al finalizar el vínculo deben hacer entrega de la misma al titular de la Secretaría, Subsecretaría, Dirección u oficina respectiva.

Para efectos de memoria institucional y trazabilidad, el titular de la respectiva dependencia debe verificar que las personas que hubieren terminado contrato hayan entregado al respectivo titular de la oficina responsable, como mínimo, lo siguiente:

i.     Información clara y soportada, con indicación del lugar de almacenamiento de los documentos, sobre los asuntos que fueron sometidos a su conocimiento.

ii.    Documentos físicos, carpetas, expedientes, etc., a los que haya tenido acceso en virtud del contrato.

iii.   Información clara sobre los “contactos” o “enlaces” de otras entidades a los que accedió en virtud del contrato, que especifique, por lo menos: a) Entidad, b) Nombre del enlace, si es posible especificando su cargo o actividad desempeñada, c) Datos de contacto, números telefónicos, direcciones y correos electrónicos, y d) Asuntos que tramitó y el estado de los mismos.

Se requiere a los titulares de las respectivas oficinas que si esta información no fue entregada al finalizar el respectivo contrato informen al DAC para evaluar las posibilidades jurídicas para que el Departamento ejerza sus derechos.

Se recuerda que no liquidar los contratos o convenios genera responsabilidad de distinto tipo, según cada caso; y que para todos los efectos, el 16 de marzo el DAC generará un informe sobre las oficinas o dependencias que enviaron la información requerida mediante esta Circular y el estado de la misma.

(Original firmada)

Documento DOC Acta de Liquidación

Documento DOC Informe Ejecución Contractual

BYRON ADOLFO VALDIVIESO V.

Director DAC